Назад к глоссарию

Что такое синхронизация и обмен корпоративными файлами (EFSS)?

Синхронизация и обмен корпоративными файлами (EFSS) представляет собой программный сервис, который позволяет пользователям безопасно обмениваться файлами, документами, фотоснимками и видеороликами с сотрудниками, партнерами или клиентами, а также синхронизировать эти материалы между различными устройствами. Благодаря сервисам EFSS организации могут использовать хранилища данных на стороне потребителя или облачные хранилища в зависимости от их требований к безопасности или обеспечению соответствия стандартам. Многие организации применяют технологии EFSS, чтобы не допустить использования сотрудниками потребительских файлообменных приложений, которые не поддаются контролю или управлению со стороны ИТ-отдела.

В некоторых случаях сервисы EFSS предоставляют функции организации документооборота, которые позволяют пользователям редактировать файлы, оставлять комментарии и отслеживать редакции документов. Возможности обеспечения безопасности включают аутентификацию, шифрование данных и контейнеризацию. Некоторые сервисы даже позволяют ИТ-отделу устанавливать детализированные политики доступа, чтобы контролировать, кому разрешен доступ и к каким ресурсам.

Преимущества синхронизации и обмена корпоративными файлами

Безопасный обмен файлами

В тех случаях, когда компании не предоставляют сервис для синхронизации файлов и обмена ими, сотрудники часто используют собственные инструменты, которые им знакомы. У ИТ-отдела нет возможности контролировать, как осуществляется хранение данных или обмен ими, и ИТ-администраторы могут узнать о несанкционированной передаче данных слишком поздно. Риск будет еще выше в тех случаях, когда сотрудники используют собственные инструменты для обмена файлами с третьими лицами.

Сервис EFSS сочетает удобство и простоту персонального файлообменного сервиса с ориентированными на удовлетворение нужд предприятия функциями для повышения продуктивности пользователей, а также для усиления безопасности, повышения гибкости и расширения возможностей контроля со стороны ИТ-отдела. Некоторые сервисы предоставляют улучшенные средства контроля безопасности предприятий и обеспечения соответствия стандартам, включая следующие:

  • возможности хранения данных на стороне потребителя или в облаке; 
  • детализированный контроль доступа, надежные протоколы аутентификации и политики авторизации;
  • политики удаленного уничтожения данных, блокирования устройств, защиты паролей, белых / черных списков и срока давности данных; 
  • отслеживание и аудит действий пользователей в режиме реального времени;
  • интеграция с корпоративными службами каталогов для упрощения аутентификации и провижининга пользователей; 
  • ограничения на загрузку и передачу, сроки хранения файлов и ограничения доступа в зависимости от месторасположения сети.

Доступ откуда угодно

Чтобы выполнять свою работу, сотрудникам больше не требуется находиться в офисе или использовать одно конкретное принадлежащее компании устройство. Современные, все более мобильные сотрудники ожидают, что у них будет доступ к нужным им ресурсам с любого устройства и из любого места, и при этом будет обеспечен уровень удобства работы потребительского класса.

Сервисы EFSS делают возможным мобильный стиль работы благодаря тому, что предоставляют пользователям возможность синхронизации файлов на всех их устройствах и обеспечивают легкий доступ к требуемым им данным и приложениям откуда угодно.

Предотвращение утраты данных и восстановление после чрезвычайных ситуаций

При централизованном хранении данных и управлении ими с помощью сервиса EFSS ваши данные более надежно защищены от утечки как в результате кибератак, так и при утере или краже устройства либо при ошибке сотрудника. Сервисы EFSS облегчают решение задач резервного копирования и защиты данных.

Документооборот и совместная работа

Появляются новые сервисы EFSS, чтобы обеспечить возможности рабочего процесса и совместной работы с контентом, в том числе следующие:

  • управление документами для организации безопасного обмена внутренними и внешними документами, включая договоры, предложения, учебные инструменты, документы при приеме на работу, оценки эффективности работы, маркетинговые материалы, коммерческие презентации и информацию о продукции;
  • имеющие юридическую силу электронные подписи;
  • автоматические уведомления с напоминаниями пользователям ознакомиться и (или) одобрить запросы;
  • автоматизация рабочих процессов со встроенными процессами соавторства, предоставления отзывов и одобрения;
  • контроль версий для предоставления сотрудникам возможности отслеживать вносимые в документы изменения по всем источникам данных и на всех устройствах.

Узнайте больше о том, как Citrix может помочь удовлетворить ваши потребности в синхронизации и обмене корпоративными файлами или в совместной работе с контентом.

Дополнительные ресурсы:

Продуктивность мобильных сотрудников и синхронизация и обмен файлами
Обеспечение безопасного обмена файлами и их хранения
Свобода выбора при определении места хранения данных благодаря EFSS
Масштабируемость предприятия и совместная работа с контентом